Szanowni Państwo,

Bank Ochrony Środowiska S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Żelazna 32, 00-832 Warszawa, jest zainteresowany usługą zakupu/wdrożenia narzędzi do wyszukiwania i usuwania/anonimizacji danych osobowych nieustrukturyzowanych i zaprasza Państwa do udzielenia informacji na temat ich funkcjonalności oraz dostępności w Państwa ofercie, które spełniają wymagania RODO w zakresie usuwania danych osobowych poprzez ich fizyczne trwałe usuwanie lub ich anonimizację, zgodnie z zasadą „ograniczenie przechowywania” (art. 5 ust. 1 lit e RODO - Rozporządzenie 2016/679).

W ramach odpowiedzi na RFI bank chciałby otrzymać odpowiedzi na pytanie:

Czy dysponują Państwo narzędziami, które pozwalają na wyszukiwanie danych osobowych nieustrukturyzowanych, takich jak dokumenty pakietu Office 365 (dokumenty Word, arkusze Excela, dokumenty PowerPoint, itp.), PDF-y, e-maile (Outlook), wiadomości tekstowe, nagrania (pliki wideo), pliki dźwiękowe, pliki graficzne, obrazy (skany dokumentów), pliki graficzne (zdjęcia), itp.

W szczególności ww. dane mogą być przechowywane na nw. zasobach banku:

• dyskach lokalnych użytkowników, dyskach sieciowych, w tym na SharePoint i w intranecie (Archiwum elektroniczne),
• w poczcie elektronicznej (Outlook),
• serwerach:
• pliki dźwiękowe (np. nagrania rozmów telefonicznych),
• pliki wideo (np. nagrania z systemu monitoringu wizyjnego, z systemu wideoweryfikacji, itp.),
• informatycznych nośnikach danych, w tym na tabletach, smartfonach, pamięciach USB: pendrive-y, dyskach przenośnych, płytach optycznych, kartach pamięci SSD, itp.

Prosimy o informację na temat funkcjonalności narzędzi oraz orientacyjnego terminu i szacunkowych kosztów zakupu/wdrożenia narzędzi w banku. W platformie należy wpisać łączną wartość wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie składa się z kilku pozycji do oferty prosimy załączyć ich zestawienie.

Zakładamy, że proces usuwania/anonimizacji danych osobowych niestrukturyzowanych będzie uruchamiany cyklicznie przez operatora  banku. Po wyszukaniu dokumentów spełniających kryterium danych osobowych i analizie daty utworzenia dokumentu, system powinien generować listę dokumentów, które spełniają kryterium zadanego przez operatora okresu retencji. Ostateczną decyzję o usunięciu /anonimizacji dokumentu na podstawie ww. listy będzie podejmował twórca/właściciel dokumentu. Narzędzia powinny umożliwiać również na żądanie anonimizację pojedynczych dokumentów poprzez ich zaczernienie, zamaskowanie, zamazanie, zapikselowanie, zniekształcenie głosu, wielokrotne nadpisanie losowym ciągiem znaków (dotyczy informatycznych nośników danych), itp.

W przekazywanej informacji należy uwzględnić również:

1. Szacowaną wycenę udostępnienia bankowi ww. narzędzi, w tym czas wdrożenia od momentu złożenia zamówienia/podpisania umowy.
2. Ewentualne referencje w przypadku wdrożenia ww. narzędzi u innych administratorów danych.
3. Proponowany harmonogram prac, uszczegółowiający powyższy zakres, w tym opisanie zasad współpracy i podziału zadań między stronami.

Przeprowadzenie RFI nie rodzi po stronie Banku obowiązku przeprowadzenia postępowania zakupowego w zakresie przedmiotu zakupu objętego zakresem RFI.

RFI jest własnością BOŚ S.A. w Warszawie i nie może być kopiowany oraz w jakikolwiek sposób rozpowszechniany bez zgody właściciela. Dokument może być wykorzystywany tylko na użytek uzyskania informacji, którymi Bank jest zainteresowany.

Pozdrawiam
Monika Dogońska
Menedżer ds. Zakupów
Departament Analityki Kosztów, Zakupów i Administracji